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Checkpoint(こんな人に読んでほしい)
- 報告・連絡・相談が原因で上司に怒られたり、トラブルになったことがある
- 新卒で報告・連絡・相談についてそもそも使い方がよくわからない
- 部下に報告・連絡・相談について教えたい
社会人の基本？報告・連絡・相談とは
報告・連絡・相談(ほうれんそう)と言われる言葉をみなさんご存じですか？社会人なら、社内研修や上司から言われたりして一度は聞いたことある人が多いのではないでしょうか。
報告・連絡・相談の頭文字をとって『報・連・相』となるので(ほうれんそう)とも言われているんですが、『ほうれんそう＝報告・連絡・相談』という言葉だけ知って満足してしまっている人が意外にも多いのです。
報告・連絡・相談という意味でほうれんそうが使われているということを理解しているだけで、では具体的にどういったものでどういう風に使うのかを理解していない人は、実際のビジネスシーンでは活用できずにトラブルを起こしたり、上司から叱責された経験があるなんて人も多いのではないでしょうか。
この記事では『報告・連絡・相談』をなぜしなければいけないのか？しない場合どうなるのか？まで含めてわかりやすく解説したいと思います。
それでは早速、実際にトラブルになった人や、新卒でそもそもあまり意味がわかっていない方、ほうれんそうができない部下に教えたい人向けにわかりやすく解説していきます。
まず『ほうれんそう』を理解するには『報告・連絡・相談』のそれぞれの意味について理解する必要があります。
報告とは
『報告』とは、与えられた指示に対して、その人が取り組みながら、その途中経過を報告したり、指示に対しての仕事が完了した場合に結果報告することをまとめて『報告』と言います。
上記の内容では少しわかりづらいと思うので、例をあげて説明をすると
上司Aさんが部下Bさんに対して「明日までにこの会議の資料を用意しといて」と仕事を頼んだとします。
部下Bさんは頼まれた仕事を遂行して明日の会議までという期日に間に合わせなければならないので、本日中に出来上がった場合は上司Aさんに出来上がった『結果報告』を必ずします。
もし本日中に頼まれた仕事が間に合わないとなった場合は部下Bさんは上司Aさんに対して「ここまではできたんですけど、本日中に間に合いませんでした」、「本日中に間に合いませんでしたが、明日の会議までには必ず間に合わせます」と言った『経過報告』をしなければなりません。
簡単に言うと『経過報告』というのは『現在の状況』を正しく伝えるという意味ですね。
もしこの『経過報告』を怠った場合は結果として当日の会議に資料が間に合わない可能性がでてきます。
しかし『経過報告』を部下Bさんが上司Aさんにすることで、上司Aさんは「間に合わないなら手伝おう、もしくは自分でやろう」という判断や新たな指示ができます。
当然、『経過報告』をしていても『結果報告』を怠った場合、部下Bさんは「資料できたからOK～」となっていますが、上司Aさんは出来上がった結果を知らないので「頼んだ資料本当にできているのか？」となり、部下Bさんに催促して進捗状況をわざわざ聞きに行ったり、ダブルチェックや修正の時間がなくなったり、結果として資料ができていても『結果報告』がないと本当にできているのか不安になり仕事に支障がでます。
以上の事からも『報告』というのは正しくおこなわなければ、周りの人や会社に迷惑をかけることとなり「あの人は報告もできずに足を引っ張る人」というレッテルを貼られて残念な人になってしまうので『報告』は仕事を円滑に進める為に必須といっても過言ではありません。
もちろん報告の仕方もとても大切で、報告をするときは必ず『結論』から述べて『理由や経過』というのは後から述べることが重要です。
結論から述べることにより、結論を理解したうえで何故そうなったのか？と話がすんなり入ってくることにより話が伝わりやすいからです。
それでも報告を忘れる人は
報告の大切さはわかったけど、それでも報告を忘れてしまうという人が中にはいると思います。
そういった人は仕事を頼まれるという行為が発生した時点で頼まれた仕事について報告をする義務はセットで発生すると考えてください
そして必ず考えなければいけないことは『頼まれた仕事を期日までに遂行しなければいけない理由』もセットで考えることです。
なぜかと言うと、これを考えないと「ただ頼まれたからやっている」となってしまい報告義務を怠る原因となるからです。
これを考えることにより『明日の会議中の説明に必要な資料だから、明日という期日を守って仕上げなければ、会議の進行が妨げられ様々な人に支障がでるので期日までに確実に遂行しなければいけない』といった思考となり必然的に報告ができるからです。
もし、それでも『報告』ができない人は仕事を頼まれたら必ず『ロードマップ』を作成して最後に『上司に報告』という項目を作成することです。
そこまでする？と思われるかもしれませんが、世の中にはそこまでしなければ報告ができない人も一定数いるので、上司の方であれば報告ができない部下には『ロードマップ』を作成させて仕事にとりかからせるというのもひとつの方法として活用してみてください。
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